Star InactiveStar InactiveStar InactiveStar InactiveStar Inactive
 

Asas Pengurusan Acara

Pengenalan Kepada Asas Pengurusan Acara.

Dalam tajuk ini anda akan mempelajari secara teori dan praktikal mengenai:

  • Perancangan Aktiviti
  • Perancangan Logistik
  • Perancangan Kewangan
  • Pengurusan & Pengendalian Pertandingan
  • Penyediaan Laporan

 

Topik 1: Perancangan Aktiviti [Sebelum]

Jenis-jenis Acara

  1. Dalaman: Acara dalaman lebih merujuk kepada penyertaan di kalangan ahli-ahli organisasi penganjur sendiri.
  2. Luaran: Acara terbuka merujuk kepada skop penglibatan peserta yang tidak terhad kepada pekerja atau ahli-ahli dalam sesebuah organisasi atau kumpulan sahaja.
  3. Kebangsaan: Acara peringkat kebangsaan memerlukan penglibatan atau penyertaan dari pelbagai Negeri.
  4. Antarabangsa: Acara peringkat antarabangsa biasanya bercorak sukan, kebudayaan, kempen pelancongan, mesyuarat Ketua-ketua Negara serta agenda lain yang melibatkan penyertaan daripada beberapa Negara tertentu.

 

Pembentukkan Urus setia dan Ahli Jawatankuasa .

Urus setia memainkan peranan yang penting dalam pengurusan sesebuah acara. Urus setia juga menjadi tulang belakang dan penggerak kepada sesuatu pengurusan acara. Antara peranan utama urus setia ialah:

  1. Penyediaan kertas kerja untuk sesuatu cadangan pelaksanaan acara.
  2. Pengumpulan maklumat dan penyelarasan laporan bagi menyediakan kertas konsep.
  3. Menjadi urus setia mesyuarat/perbincangan dan mendapatkan maklum balas/laporan mesyuarat.
  4. Menyelaraskan pelaksanaan sesuatu acara.
  5. Memberi khidmat nasihat kepada Jawatankuasa.
  6. Melaksanakan semua arahan dan keputusan Jawatankuasa.

 

Penyediaan Kertas Kerja.

Penyediaan kertas kerja amat penting kerana ia akan menentukan hala tuju sesuatu acara yang akan diadakan. Format penyediaan kertas kerja mengandungi perkara-perkara berikut:

  1. Nama acara.
  2. Pengenalan (tujuan, latar belakang dan objektif).
  3. Maklumat acara.
  4. Impak acara.
  5. Anggaran peruntukan dan implikasi kewangan.
  6. Ulasan penasihat atau penyelaras atau agensi yang berkaitan (jika perlu).
  7. Syor untuk pertimbangan dan kelulusan.

 

Topik 2: Pengurusan Tempat Dan Logistik Acara.

Persiapan tempat dan logistik perlu diteliti dengan baik memandangkan ia akan mempengaruhi kelancaran acara, pergerakan petugas dan tetamu kehormat serta keselesaan tetamu. Perkara yang perlu dititikberatkan ialah:

  1. Cadangan Tapak Lokasi Acara.
  2. Membuat Lawatan tapak/lokasi majlis/acara.
  3. Senarai semak kemudahan asas.
  • Pentas/bilik menunggu/dewan makan tetamu kehormat/bilik perubatan.
  • Bilik persalinan (jika berkaitan).
  • Tandas/surau/kemudahan air/teknikal dan elektrik.
  • Khemah tetamu/khemah sajian (jika berkaitan).
  • Parkir kenderaan.
  1. Penetapan Pergerakkan laluan tetamu kehormat.
  2. Laluan kecemasan.
  3. Bilik urus setia.
  4. Pelan Lantai.

 

Pelan lantai ini disediakan sebagai:

  1. Panduan untuk memastikan acara berjalan mengikut perancangan.
  2. Panduan untuk semua Pegawai/Petugas melaksanakan tugas.
  3. Panduan untuk Pegawai Atasan/Ketua Penyelaras mengetahui status sebenar perjalanan acara.
  4. Sebagai rujukan dan medium penambahbaikan pada masa hadapan.

 

Peralatan.

  • Backdrop/banner/poster.

Ke semua perkara di atas merangkumi:

  1. Logo penganjur.
  2. Nama acara.
  3. Nama aktiviti khusus.
  4. Nama perasmi/tetamu kehormat.
  5. Tarikh/masa/tempat. 
  • Pentas

Kebiasaannya kawasan tumpuan utama acara yang meliputi:

  1. Kerusi dan meja tetamu kehormat.
  2. Hiasan pentas.
  3. Permaidani
  4. Penyaman udara
  5. Kipas angin.

Pengurusan Pentas Secara lazimnya, ia meliputi semua aspek teknikal di pentas yang diselaraskan oleh:

  1. Pengurus Pentas.
  2. Penolong Pengurus Pentas.
  3. Pembantu Pentas.
  • Sistem Teknikal/Siaraya
  1. Keperluan untuk melancarkan sesebuah acara yang meliputi:
  2. Sistem audio.
  3. Paparan digital.
  4. Layar pentas.
  5. Set janakuasa (jika perlu).
  6. Petugas Teknikal (siap siaga).

 

Jemputan & Sambutan.

Kad Jemputan, Kaedah Jemputan, Pengesahan Jemputan, Pakaian.

 

Pendaftaran.

Kaedah & peralatan serta keperluan.

 

Topik 3: Pengurusan Kewangan.

  1. Perincian kewangan
  2. Agihan peruntukkan

 

Pengisian acara.

Mengikut kesesuaian objektif sesuatu acara.

 

Hadiah & Cenderamata.

Mengikut kesesuaian situasi sesuatu acara.

 

Aturcara.

Format

Di dalam atur cara pentadbiran terdapat:

  1. Masa.
  2. Atur cara yang terperinci.
  3. Pegawai yang bertanggungjawab atau penyelaras.
  4. Catatan khas (jika perlu).

Kegunaan

Antara kegunaannya adalah:

  1. Panduan untuk melihat acara berjalan mengikut perancangan.
  2. Panduan semua Pegawai/Petugas melaksanakan tugas dan rujukan untuk sesi raptai.
  3. Panduan untuk Pegawai Atasan/Ketua Penyelaras mengetahui status sebenar perjalanan acara.
  4. Sebagai rujukan dan medium penambahbaikan pada masa hadapan.
  5. Bagi majlis/acara yang mempunyai persembahan yang kompleks, atur cara persembahan perlulah disediakan.

 

Pengacara Majlis.

Melantik seseorang yang berpengalaman dan berpengetahuan dalam pengacaraan.

 

Pembaca Doa.

Melantik seseorang yang berpengalaman dan berpengetahuan dalam ilmu keagamaan.

 

Ucapan.

Ia perlulah dihadkan kepada 3 orang sahaja (mengikut kesesuaian acara) dengan dimulai oleh ucapan tuan rumah dan diakhiri dengan ucapan oleh tetamu kehormat yang tertinggi/VVIP Utama. Ini tidak terpakai bagi acara sesi dialog, bicara eksekutif, forum atau acara yang mempunyai konsep yang serupa.

Jenis:

  1. Ucapan alu-aluan
  2. Ucapan perasmian.

Perkara yang perlu diberi perhatian dalam penyediaan ucapan:

  1. Senarai panggilan hormat (salutation) perlulah disediakan oleh urus setia berdasarkan susunan protokol terkini.
  2. Mengambil kira masa yang diperuntukkan.

 

Raptai.

Perlu diingatkan sekecil mana pun sebuah acara yang dibuat, raptai mesti diadakan. Bagi sebuah acara rasmi dan berskala besar, mengadakan taklimat raptai dan raptai penuh adalah satu kewajipan bagi memastikan tiada masalah berlaku semasa acara terutamanya dalam aspek teknikal dan kesesuaian.

Tujuan Raptai

  1. Menjelaskan Pegawai dan Petugas dengan tanggungjawab masing-masing.
  2. Menentukan susunan pengisian acara.
  3. Menjangka masa dengan lebih tepat.
  4. Sebagai medium untuk memperbaiki kelemahan/ masalah yang ada.
  5. Menyelaras acara yang dirancang dan membiasakan petugas-petugas dengan lokasi dan keadaan sebenar.

 

Jenis-Jenis Raptai

  1. Kelompok |Raptai ini diadakan secara segmen atau berdasarkan satu aktiviti pengisian acara sahaja.
  2. Biasa | Raptai ini menyentuh dan merangkumi semua aktiviti pengisian dalam sebuah acara
  3. Penuh | Juga dikenali sebagai Full Dress/Full Scale Rehearsal di mana raptai diadakan seolah-olah hari kejadian (mengikut waktu dan lokasi sebenar).

Perkara-perkara mustahak yang perlu diberi perhatian khusus:

  1. Aspek teknikal (sistem audio, mekanisme perasmian, kedudukan logistik dan lain-lain).
  2. Kesesuaian (pengisian, pergerakan VVIP dan lain-lain).
  3. Alternatif (perancangan lain sekiranya sesuatu gagal).
  4. Kehadiran khalayak/jemputan ke acara.
  5. Pelan alternatif sekiranya berlaku gangguan cuaca seperti hujan lebat dan ribut petir.
  6. Acara rasmi yang dilaksanakan pada sebelah malam hendaklah ditamatkan seboleh-bolehnya pada 10.30 malam selaras dengan keputusan Jemaah Menteri.
  7. Penerapan nilai-nilai Islam seperti menghormati hari Jumaat, waktu solat dan ucapan salam.

 

Kehadiran Khalayak.

Kehadiran tetamu sesebuah acara yang dianjurkan dipengaruhi oleh faktor berikut:

  1. Pengisian acara (contoh: persembahan menarik artis, penceramah terkenal dan jualan murah)
  2. Hadiah (contoh: barangan percuma, cabutan bertuah dan door gift).
  3. Logistik dan kemudahan (contoh: masa, tempat letak kereta, lokasi dan pengangkutan).
  4. Keadaan semasa acara yang sedang berlangsung.
  5. Minat dan kegemaran.
  6. Promosi.

 

Buku Aturcara 

Buku ini mengandungi maklumat mengenai acara yang diadakan. Antara maklumat yang terkandung dalam buku atur cara ialah:

  1. Kata alu-aluan dan potret tetamu kehormat.
  2. Objektif.
  3. Atur cara.
  4. Maklumat tema dan sambutan.
  5. Pengerusi dan senarai jawatankuasa.
  6. Pelan lokasi (jika perlu).

 

Makanan

Cara hidangan terbahagi kepada tiga (3) iaitu:

  1. Hidang Fully Serve (Kebiasaannya untuk VVIP).
  2. Hidang (dome).
  3. Layan diri (buffet).

Urus setia juga perlu mengenalpasti keperluan berikut:

  1. Vegetarian.
  2. Alahan (tetamu kehormat).

 

Keselamatan dan perubatan

Faktor keselamatan adalah perkara yang paling penting dalam pengurusan sesuatu acara. Keselamatan yang dimaksudkan meliputi keselamatan tetamu, keselamatan persekitaran dan keselamatan peralatan yang digunakan dalam acara yang dianjurkan. Tiga (3) jenis keselamatan yang perlu diambil perhatian ialah:

  1. Manusia (VVIP, Pelawat, Petugas & dll).
  2. Persekitaran (Contohnya: lokasi, lalu lintas, Sidang Media, pentas).
  3. Peralatan/Barang-barang.

Langkah-langkah keselamatan berikut hendaklah dilaksanakan:

  1. Pemeriksaan keselamatan di pentas utama dan persekitaran lokasi acara.
  2. Kawalan keselamatan dan lalu lintas.
  3. Menyediakan pas keselamatan.
  4. Menempatkan pasukan keselamatan.
  5. Taklimat keselamatan perlulah diberikan sebelum acara bermula.

 

Perubatan

Pasukan perubatan adalah tertakluk kepada taraf tetamu kehormat serta skala acara. Pasukan perubatan bagi tetamu kehormat adalah daripada Kementerian Kesihatan Malaysia manakala orang awam adalah daripada Agensi sokongan seperti Jabatan Pertahanan Awam Malaysia, Persatuan Bulan Sabit Merah dan sebagainya.

 

Publisiti & Media

Publisiti dan media memainkan peranan penting dalam menyampaikan maklumat sesuatu acara. Selain itu, ia dapat menjelaskan lagi tujuan dan objektif sesuatu acara yang diadakan.

 

Publisiti

Membuat hebahan sesuatu acara melalui media massa dan media cetak sekiranya perlu. Kebiasaannya ia dilaksanakan lebih awal sebelum sesuatu acara berlangsung. Maklumat yang dihebahkan hendaklah tepat, lengkap, jelas dan sampai kepada kumpulan sasar.

 

Pengurusan Media

Peranan media sangat penting dalam menghebahkan sebarang acara sama ada di peringkat kebangsaan atau antarabangsa. Antara perkara yang perlu diambil perhatian dalam mengurus wakil media ialah:

  1. Memastikan hanya media yang berdaftar dengan Kementerian Komunikasi dan Multimedia Malaysia sahaja yang dijemput.
  2. Menyediakan tempat pendaftaran wakil media.
  3. Menyediakan meja khas/tempat duduk/tempat khas bagi memudahkan membuat liputan.
  4. Menyediakan tempat Sidang Media (Press Conference) yang sesuai tertakluk kepada tetamu kehormat/penganjur.
  5. Menghubungi atau mendapatkan pandangan Setiausaha Akhbar/Unit Komunikasi/Kumpulan Komunikasi/Pegawai mengenai keperluan mengadakan Sidang Media.
  6. Menyediakan Pegawai bertugas untuk menjaga, menjelaskan, memberi penerangan dan mengawal media.
  7. Menyediakan press kit.
  8. Pegawai yang bertugas menjaga media perlu mencatat isi penting yang tiada dalam teks ucapan seseorang perasmi atau tetamu jemputan bagi tujuan maklumat media.
  9. Memastikan Pegawai yang pakar mengenai maklumat yang diwar-warkan hadir bersama-sama semasa Sidang Media terutamanya bagi maklumat yang lebih mendalam dan statistik.
  10. Penganjur hendaklah memastikan Petugas media mematuhi etika berpakaian dan peraturan yang ditetapkan.

 

Fotografi.

Gambar yang diambil perlu mematuhi kriteria di bawah.

  1. Jelas.
  2. Sopan.
  3. Menghormati tetamu kehormat.
  4. Menceritakan keadaan sebenar (tidak mendatangkan kekeliruan).
  5. Mementingkan agenda utama (main highlight).
  6. Tidak mengambil gambar di belakang tabir atau persediaan, urus setia tanpa kebenaran (bukan tempat majlis sebenar).

 

Topik 4: Perancangan Aktiviti [Semasa]

Urus Setia Bersiap Siaga.

Jawatankuasa Pelaksanaan memastikan perkara di dalam senarai semak dilaksanakan. Bertindak dan membuat keputusan sekiranya berlaku sesuatu di luar jangkaan seperti berikut:

  1. Keputusan dibuat dengan pantas.
  2. Mengutamakan perancangan alternatif dahulu sekiranya sesuai.
  3. Membuat keputusan baru bagi mengurangkan kecacatan acara sekiranya acara boleh diteruskan.
  4. Tindakan yang dibuat adalah sesuai dan rasional semasa acara dan mempunyai urus setia dan Petugas serta peralatan yang mencukupi.
  5. Atur cara dan skrip Pengacara Majlis hendaklah sentiasa dipantau bagi memastikan pergerakan acara seperti yang dirancang.

 

Topik 5: Perancangan Aktiviti [Selepas]

Perkara-perkara yang perlu dilaksanakan selepas suatu acara selesai:

  1. Mengadakan mesyuarat bagi tujuan penilaian semula (postmortem).
  2. Merekodkan semua perkara yang berkaitan untuk penambahbaikan dan rujukan pada masa hadapan.
  3. Mengadakan acara penghargaan, memberikan penghargaan atau mengucapkan terima kasih kepada semua yang menjalankan tugas (sekiranya sesuai).
  4. Semua pembayaran perlu diselesaikan dengan segera; dan Lebihan perbelanjaan hendaklah dikembalikan semula kepada pihak penganjur.

 

Ok, Topik ini agak membosankan, jom rehatkan minda yang tepu dengan lagu kegemaran saya ni. :)

 

© 2016-2020 derekacreative. All Rights Reserved.